Khi thành lập công ty, người thành lập công ty cần lưu ý những quy định như sau:
A/ NHỮNG QUY ĐỊNH VỀ THÀNH LẬP CÔNG TY
1/ Vấn đề đặt tên công ty:
a/ Tên doanh nghiệp phải viết được bằng tiếng Việt, có thể kèm theo chữ số và ký hiệu, phải phát âm được và có ít nhất hai thành tố: Loại hình doanh nghiệp và Tên riêng.
Ví dụ: CÔNG TY CỔ PHẦN HOÀNG GIA thì CÔNG TY CỔ PHẦN là loại hình công ty, và HOÀNG GIA là tên riêng công ty.
b/ Tên doanh nghiệp phải được viết hoặc gắn tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp.
c/ Không đặt tên trùng hoặc tên gây nhầm lẫn với tên của doanh nghiệp đã đăng ký.
d/ Không sử dụng tên cơ quan nhà nước, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân, tên của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp….trừ trường hợp có sự chấp thuận của cơ quan, đơn vị hoặc tổ chức đó.
e/ Tên doanh nghiệp viết bằng tiếng nước ngoài là tên được dịch từ tên bằng tiếng Việt sang tiếng nước ngoài tương ứng. Khi dịch sang tiếng nước ngoài, tên riêng của doanh nghiệp có thể giữ nguyên hoặc dịch theo nghĩa tương ứng sang tiếng nước ngoài.
f/ Tên viết tắt của doanh nghiệp được viết tắt từ tên bằng tiếng Việt hoặc tên viết bằng tiếng nước ngoài.
2/ Ngành nghề kinh doanh công ty:
a/ Căn cứ vào Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam, người thành lập doanh nghiệp tự lựa chọn ngành, nghề kinh doanh và ghi mã ngành, nghề kinh doanh vào Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp. Có hai loại ngành nghề là ngành nghề kinh doanh có và không có điều kiện.
b/ Xin lưu ý một số ngành nghề có điều kiện như sau:
- Ngành, nghề Giám đốc phải có chứng chỉ hành nghề như: Dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp, Dịch vụ khám chữa bệnh tư nhân, Dịch vụ khám chữa bệnh y học cổ truyền tư nhân;
- Ngành nghề người giữ chức vụ quản lý phải có chứng chỉ hành nghề như: kế toán, kiểm toán, khảo sát thiết kế xây dựng, môi giới định giá bất động sản, buôn bán sản xuất thuốc, làm thủ tục thuế, thiết kế phương tiện vận tải..
- Ngành nghề cần có giấy chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền thuộc ngành nghề đó (hay còn gọi là “Giấy phép con”) nhưLữ hành nội địa, quốc tế, sản xuất phim…
- Ngành nghề cần có vốn pháp định trước khi thành lập công ty: tổ chức quỹ tín dụng (tùy quy mô), kinh doanh bất động sản (6 tỉ đồng), dịch vụ bảo vệ (2 tỉ đồng), vận chuyển hàng không quốc tế và nội địa, bán hàng đa cấp (ít nhất 1 tỉ đồng) …
- Đối với những ngành nghề không có điều kiện, doanh nghiệp có thể bắt đầu kinh doanh sau khi đã có Giấy phép kinh doanh và hoàn thành các nghĩa vụ khai thuế ban đầu và đóng thuế môn bài.
3/ Cơ cấu tổ chức của từng loại hình công ty:
a/ Đối với doanh nghiệp tư nhân:
- Do 1 người làm chủ sở hữu, chủ động trong việc quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty.
- Chịu trách nhiệm vô hạn và ít chịu sự ràng buộc chặt chẽ bởi pháp luật.
- Không có tư cách pháp nhân, mức độ rủi ro cao, chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của công ty và của chủ công ty chứ không giới hạn số vốn mà chủ công ty đã đầu tư vào công ty.
b/ Đối với công ty hợp danh:
- Có ít nhất 2 TV hợp danh là chủ sở hữu.
- Có thể có thành viên góp vốn và chỉ chịu trách nhiệm về các khoản nợ của công ty trong phạm vi số vốn đã góp vào công ty.
- Các thành viên có quyền lợi ngang nhau khi quyết định các vấn đề quản lý công ty.
- Mức độ liên đới chịu trách nhiệm vô hạn, mức độ rủi ro rất cao.
c/ Đối với công ty TNHH 1 thành viên:
- Công Ty TNHH 1 thành viên chủ sở hữu có thể là cá nhân hoặc tổ chức.
- Chủ sở hữu công ty có toàn quyền quyết định mọi vấn đề liên quan đến hoạt động của công ty, có quyền chuyển nhượng toàn bộ hoặc một phần vốn điều lệ của công ty cho tổ chức, cá nhân khác, chịu trách nhiệm về các khoản nợ và các nghĩa vụ tài sản khác của công ty trong phạm vi số vốn điều lệ của công ty.
d/ Đối với công ty TNHH 2 thành viên:
- Thành viên chịu trách nhiệm về các khoản nợ và các nghĩa vụ tài sản khác của công ty trong phạm vi số vốn đã cam kết góp vào công ty.
- Thành viên của công ty có thể là tổ chức, cá nhân, số lượng thành viên tối thiểu là hai và tối đa không vượt quá 50 người.
- Có tư cách pháp nhân, có trách nhiệm về các hoạt động của công ty trong phạm vi số vốn góp vào công ty.
- Ít gây rủi ro cho người góp vốn.
- Không được phát hành cổ phiếu.
e/ Đối với công ty cổ phần:
- Phải có Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị và Giám đốc (Tổng giám đốc), đối với công ty cổ phần có trên mười một cổ đông phải có Ban kiểm soát.
- Cổ đông chỉ chịu trách nhiệm về nợ và các nghĩa vụ tài sản khác của công ty trong phạm vi số vốn đã góp vào công ty, có quyền tự do chuyển nhượng cổ phần của mình cho người khác, số lượng cổ đông tối thiểu là ba và không hạn chế số lượng tối đa.
- Có quyền phát hành chứng khoán ra ngoài theo quy định của pháp luật về chứng khoán.
- Có trách nhiệm hữu hạn trong phạm vi cổ phần đã góp.
- Khả năng huy động vốn của rất cao thông qua việc phát hành cổ phiếu ra công chúng.
- Bị ràng buộc chặt chẽ bởi các quy định của pháp luật, đặc biệt về chế độ tài chính, kế toán.
4/ Vốn điều lệ, vốn pháp định công ty:
a/ Vốn điều lệ: Tùy vào khả năng của doanh nghiệp.
b/ Vốn pháp định: Những ngành nghề buộc phải có vốn pháp định: Ngân hàng thương mại cổ phần (1000 tỷ), Kinh doanh bất động sản (6 tỷ), Kinh doanh cảng hàng không quốc tế (30-100 tỷ), Cho thuê tài chính (100 tỷ)…Phải có xác nhận của ngân hàng thương mại về việc doanh nghiệp đã có đủ số vốn trên.
c/ Xác định rõ loại tài sản nào dùng để góp vốn thành lập doanh nghiệp (tiền đồng, ngoại tệ, vàng, cổ phiếu, bất động sản, động sản…).
d/ Đối với tài sản góp vốn là ngoại tệ tự do chuyển đổi, vàng thì cần phải được tổ chức định giá chuyên nghiệp định giá, để làm cơ sở cho việc góp vốn và hạch toán kế toán, thuế của doanh nghiệp.
e/ Các nhà đầu tư thống nhất phương thức định giá và tổ chức định giá trước khi thành lập doanh nghiệp và có thể đưa vào trong hợp đồng/thỏa thuận thành lập doanh nghiệp.
5/ Xác định người đại diện pháp luật
a/ Chức danh người đại diện là Giám Đốc (Tổng giám đốc) hoặc Chủ tịch Hội đồng quản trị.
b/ Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp phải thường trú tại Việt nam; trường hợp vắng mặt ở Việt Nam trên 30 ngày thì phải ủy quyền bằng văn bản cho người khác theo quy định tại Điều lệ doanh nghiệp để thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
c/ Người đại diện của doanh nghiệp là người nước ngoài (bao gồm cả kiều bào) phải thường trú tại Việt Nam đồng nghĩa với việc phải có thẻ thường trú tại Việt Nam ;
6. Địa điểm kinh doanh công ty:
a/ Căn cứ Điều 35 Luật Doanh nghiệp là địa điểm liên lạc, giao dịch của doanh nghiệp; phải ở trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, tên phố (ngõ phố) hoặc tên xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).
b/ Nếu nơi đặt trụ sở chưa có số nhà hoặc chưa có tên đường thì phải có xác nhận của địa phương là địa chỉ đó chưa có số nhà, tên đường nộp kèm theo hồ sơ đăng ký kinh doanh.
7. Hợp đồng tư vấn thành lập doanh nghiệp:
Được ký kết giữa cá nhân – người thành lập doanh nghiệp với đơn vị tư vấn dịch vụ thành lập doanh nghiệp.
B/ HỒ SƠ THÀNH LẬP CÔNG TY
1/ Giấy tờ tùy thân của thành viên/ cổ đông/ chủ sở hữu doanh nghiệp:
a/ Chứng minh nhân dân/hộ chiếu có công chứng không quá 3 tháng và còn hiệu lực không quá 15 năm của đại diện pháp luật và thành viên góp vốn.
b/ Chứng chỉ hành nghề, giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh đối với ngành kinh doanh có điều kiện. như: Xác nhận ngân hàng, giấy phép kinh doanh …
2/ Hồ sơ thành lập công ty bao gồm:
a/ Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp – theo mẫu.
b/ Điều lệ Công ty phù hợp loại hình (TNHH, cổ phần, hợp danh) – do doanh nghiệp soạn thảo.
c/ Biên bản họp – về việc góp vốn thành lập công ty.
d/ Danh sách thành viên/cổ đông (TNHH 1TV, 2TV, Cổ phần).
e/ Quyết định bổ nhiệm Giám đốc – theo mẫu.
f/ Quyết định bổ nhiệm Kế toán trưởng – theo mẫu.
3/ Nộp hồ sơ thành lập công ty:
a/ Số lượng hồ sơ cần chuẩn bị: 1 bộ chính
b/ Nơi nộp hồ sơ thành lập công ty: Phòng đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở chính
c/ Ngày hẹn trả kết quả thành lập công ty: 6 ngày làm việc kể từ ngày hồ sơ hợp lệ
d/ Ngày hẹn trả con dấu pháp nhân: 5 ngày làm việc kể từ ngày đăng ký
4/ Cách tốt nhất để thành lập công ty:
Người thành lập công ty nên liên hệ với 1 đơn vị tư vấn Luật, dịch vụ pháp lý để được hướng dẫn cụ thể, tận tình và chính xác khi làm hồ sơ.
